問題整理の専門家として活動している立場上、いろんなお誘いをいただくことがあります。
基本的にはスケジュールが空いていれば、お受けしておりますが、残念ながら身体はひとつ。
断らざるを得ない場面も少なくありません。

私がお断りするとき、どんなことを心がけているか、改めて整理してみました。

①返信は12時間以内
お誘いした方からすれば、参加してくれるか否かはともかく、結果は早くほしいもの。
フェイスブックやLINEなどのメッセージのように、既読になっているのに返事がないと不安になります。
相手になるべく不安を感じさせないよう、早めの返信を心がけています。
具体的には、前日夜に届いた返事を必要としているメッセージは、遅くとも翌日のお昼まで、できれば翌日朝イチで返信するようにしています。

②感謝を伝える
私はお誘いのメッセージに対して、必ず最初にこう伝えます。
「◆◆/●●(▲曜)★★★★★(イベント名)のお誘い、ありがとうございます」
お誘いいただけたのは、私を思い出してくださったから。
私のことを気にかけてくださったことに感謝の意を伝えます。

③理由を伝える
なぜお断りしたか、↓な感じで理由を伝えます。
・新潟出張のため
・イベント出演のため
・妻との約束があるため
・先約ありのため
・今回は私が現在求めているテーマとは異なるため
「理由は正直に伝える」を心がけています。

④相手を気遣うひとことを伝える
メッセージの最後に、こんな言葉を添えます。
・いつでもお声がけください
・また機会がありましたら、お誘いいただけると嬉しいです
もし相手がブログやフェイスブックをやっている場合は、記事や投稿をチェックして印象に残った話題を伝えます。
例)
・●●さんがオフィスを構える◆◆には私が28年通う美容院があります。
・体調回復傾向で何よりです。

お断りしたのは、たまたまタイミングが合わなかっただけ。
これが原因で関係がこじれたら、もったいないですよね。
いい関係を続けるために手間は惜しみません。