ロジカルライティングの研修カリキュラムを考えるために、昨年夏の課題図書『その文章、キケンです!』(著者:小田順子さん

を読んでいたところ、新たな発見がありました。

謝罪文のテンプレート

・まず、おわびをする
・主語を自分にして書く
・相手を思いやり、心から謝罪する言葉に文字数を割く
・事情説明は必要最小限に
・おわびしなければいけないような事態になった理由、原因を書く
・今後の対策を具体的に書く
・最後にもう一度おわびをする

顧客の言いたいことをつかむ

読解用テンプレート
①いつ
本文、ご利用日時から抽出
②どこで
本文、ご利用店舗から抽出
③誰がどうした(事実)
本文から、発生したと思われる事実の部分だけを抽出(要・事実確認)
④どうしてほしいのか
本文から、具体的な要望だけを抽出(感情に任せた無理な要望は⑤へ)
⑤お客様の気持ちが表れている言葉・口調(感情)
本文から、気持ちを表す表現や、語気の荒い部分、感情に任せた無理な要望を抽出

わかりやすさのモノサシ

◆日本語文章難易度判別システムalpha版
https://jreadability.net/ja/
◆帯2
◆チュウ太のレベルチェッカー
http://basil.is.konan-u.ac.jp/chuta/level/

日本語文章難易度判別システムalpha版で↓の記事を測定した結果
ロジカルライティングって、どんな意味?

「漢字を少なく」ってどのくらい?

文章全体のうち、漢字の使用率を30~45%にすることです。
残りの70~55%は、ひらがなやカタカナを使います。
法律や制度など固有名詞は、さすがにひらがなで書くわけにはいきませんが、接続詞や副詞をひらがなで書くなどして、漢字使用率45%以内に抑えることが、理解しやすい文章にするコツです。

文を短くする5つのチェックポイント

①接続詞や読点で文を分割する
②不必要な語を削る
過剰な敬語表現を削る
重言や重複する意味の語を削る
なくても意味の通じる語を削る
③折り込み語句は「注」にする
④ラベリングする(見出しをつける)
⑤箇条書きにする

削除または置き換えを指示すべき接続詞

「そして」「それから」
「とにかく」「いずれにしても」
「第一に」「まず」「次に」「さらに」
「それで」「だから」

「目的」と「想定読者」を明確にする3つのポイント

①この文章を読んだ人に、どのような行動を起こしてほしいのか
②その行動を起こしてほしい人は誰か
③その人はどのような状態でこの文章を読むのか

敬語で失敗しないためのコツ

敬語の間違いで恥をかかないコツは、敬語を使わないことです。
もちろん全く使わないわけにもいかないので、敬語を極力減らして、簡潔な表現にするよう心がけるとよいでしょう。

できているかどうかの基準が明確、あいまいなところが一切ないのが、小田さんらしいなと感じました。
相手に失礼な文章を書いていないか、心配な方にオススメな一冊です。