メール、メッセンジャー、ビジネスチャットツールなど、大谷更生は平均すると1日20回以上のやりとりをしています。
やりとりをするときに心がけているのは、どうしたら相手に安心してもらえるか。
相手に安心してもらえるように大谷更生が実践していることが3つあります。

①用件が一目でわかるタイトルをつける
②書き出しを相手に合わせる
③返信は24時間以内

①用件が一目でわかるタイトルをつける

・2020年度公開研修登壇可否回答(大谷更生)
・XX/XX(火)●●レジュメ提出(大谷更生)
・●●意見交換XX/XX(水)14時訪問(大谷更生)
・コラム「●●」修正原稿提出(大谷更生)
・友人の講師紹介:●●さん(大谷更生)
また、相手から「●●研修日程伺い」というメールが届いたら、「●●研修OK日程(大谷更生)」と一部を変更して返信します。
このように、「テーマ」「伝えたいこと」「誰から」がわかるタイトルをつけることで、忙しい相手がメールを開かなくても一目で何を言いたいかを理解することができます。

②書き出しを相手に合わせる

例)
宛名が社名、フルネーム+様の場合
大谷更生総合研究所合同会社 大谷更生様
⇒●●株式会社 ◆◆◆◆様

宛名がフルネーム+様の場合
大谷更生様
⇒◆◆◆◆様

宛名が苗字+様の場合
大谷様
⇒◆◆様

宛名が苗字+さんの場合
大谷さん
⇒◆◆さん

「こんにちは」「お世話になっております」「お疲れさまです」といったあいさつ文も同様に、相手と同じ表現を使います。
表現を相手に合わせることで、「同じ距離感で接していますよ」という意思をさりげなく伝えるためです。

③返信は24時間以内

大谷更生のところにメールが届いたら、返信タイミングは2つです。
・3分以内で返信できるメールは即返信
・3分以上かかりそうなメールは返信タイミングを決めてTODOリストに登録
いずれにしても返信が必要なメールは24時間以内、遅くとも翌朝9:00までに必ず返信しています。

メール返信で気をつけていることがあります。
それは、夜に届いたメールは絶対に即返信しないということです。


夜、とくに食事でお酒を飲んだあとは、気持ちが高ぶりやすかったり素が出てしまったりするなど感情のコントロールが難しく、つい余計なことが本文に乗っかってトラブルを招く危険性が高まるからです。

メール返信は心身ともに整った状態のときに行う。
これを守るだけでも、メールのトラブルは激減するはずです。