2020年9月、ちょうど「オンライン会議の効果的な進め方」セミナーを作っていたときに、講師仲間の長谷川孝幸さんの紹介に惹かれて予約した本が届きました。
チームの成果を最大化するオンライン会議BASICS100」(谷益美さん)


本書には、オンライン会議を成功させるために必ず役に立つ100の基本が書かれています。
100この中で、大谷更生がオンライン会議を仕切るときに意識して臨もうと感じたノウハウを紹介します。

4つのタイプから「会議形式」を選ぶ(64ページ)
会議の進め方を検討するとき、私は出発点として、次のような4つの形式のうち、どれに当てはまるかを考えます。
「決める/決めない」という軸と、「トップダウン/ディスカッション」という軸を組み合わせて作った4タイプです。
A)選択集中型
「今、ここで決めちゃいましょう!」という会議
B)発散集約型
「みんなで考えて決めてみようか?」という会議
C)発散共有型
「みんなどんなこと考えてるの?」という会議
D)情報周知型
「みなさんにお知らせです!」という会議

メンバーに送っておくべき参加マニュアル(88ページ)
参加マニュアルに入れる内容
□オンライン会議の日時・ツールなどの再確認
□オンライン会議に使うツールの、利用の仕方がやさしくまとまっているウェブサイトの URL
□通信環境なども含めて、不安がある場合、早めに運営側に相談するようにうながす

デスクトップ画面などを整理する(120ページ)
デスクトップ画面やブックマークバーは、よく整理しておきましょう。
テーマごとにフォルダーにまとめ、それぞれのフォルダーに「見られても大丈夫な名前」をつけておくだけで、だいぶスッキリします。

パソコンの「通知」を切る(122ページ)
リアル会議の前に携帯電話をマナーモードに切り替えるのは、常識になっています。
(中略)
同じようなこととして、パソコンの通知を切っておきましょう。

オンライン会議の開始は時間厳守(132ページ)
「決めた時間は守る」というふうに、筋を通すことが重要なのです。
遅刻者は待たずにオンライン会議を始めることで、時間の大切さを、チーム全体の「行動レベルの共通認識」にしていけば、時間を守るチーム文化が、自然と形成されます。

考えるための沈黙を恐れない(194ページ)
司会者は、ときには沈黙を恐れずに、「各自が考える時間」を取りましょう。

会議を終える前に絶対に確認しておくべきこと(224ページ)
①「誰が、いつまでに、何をやるか」
②今日のオンライン会議の記録や情報をどう共有するか
③次回のスケジュール

 
タイトルに「オンライン会議」とありますが、対面型の会議にも通じるノウハウが満載だと感じました。

 
チームの成果を最大化するオンライン会議BASICS100」(谷益美さん)


 

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