先日参加した出版社主催の著者交流会で、以前読んでとても印象に残っていた『童話でわかるプロジェクトマネジメント』の著者の方とお会いすることができました。
思いがけない出会いが嬉しくて、その出版社から出ている著書を入手しました。
仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』(飯田剛弘さん)

来月に講師を務めるタイムマネジメント研修だけでなく、仕事のダンドリや問題解決といった大谷更生の既存研修コンテンツに取り込みたいネタを見つけることができました。

研修に取り込みたいネタ

★1日は480分しかない
シンプルな対策は、「1時間」という言葉の使用を禁止し、分単位でスケジュールを考えてみることです。

★いつやるかを決める
カレンダーに予定を入力する仕訳の方法は3つあります。
①5分以内に終わる仕事なら、すぐにやる
②締め切りがあり、15分以上かかる仕事やミーティングなら、通常のカレンダーに予定を入れる
③締め切りがない仕事や、その他残った仕事(①と②に該当しない仕事)を「タスクリマインダー」カレンダーに入れる

★仕事の優先順位
現実的かつ実践的な優先順位は、締め切りであるデッドラインをもとに逆算するとき決まります。
その際、その仕事にかかる所要時間と他の人への依存度(例えば、上司への確認、レビューの依頼)も考慮する必要があります。

★数値化のポイント
数値化のポイントは3つです。
①「なぜ?」「何?」「いつ?」の3つの問いで具体化する
②現状と合格ラインのギャップに目を向ける
③目標の達成度を測るための要素に分解する

★タスク置き場
タスク置き場とは、やらなければいけない仕事関連の資料や情報が保管・管理されているところです。
タスク置き場の数が多いと、探しものの回数が増えます。
すると頭を切り替える回数も増えるので、時間もかかり、効率が悪くなります。

★退社前に「予習」と「復習」をする
①振り返る
②作業仕分けで、明日に備える
③スキマ時間にやる作業をリストにする

★3つのWHAT
振り返るときは以下の3つのWHATで質問を繰り返します。
①WHAT HAPPENED?
「何が起きたのか?」
②SO WHAT?
「だから何?」「どういう意味?」
③NOW WHAT?
「これからどうするの?」「今、何ができるの?」

仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』(飯田剛弘さん)