メモをテーマにコラムを書いてほしいという依頼があったので、参考になればと思って手に取りました。
仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(鈴木真理子さん)

大谷更生が既にやっていること

◆予定はひとつのツールで管理しろ
ミスをなくすには、予定をできるだけ一つのツールで管理してください。
(中略)
そもそも複数のツールで同時に管理を必要とするのがムリというもの。
必ずと言っていいほど転記モレが起きるからです。
⇒大谷更生はgoogleカレンダーで管理しています。

◆締切りは数字で確認する
納期遅延をなくすには、締切りをハッキリさせ、相手と自分の間で解釈のズレがないようにしておきましょう。
(中略)
必ず数字にして、相手に了解を得てから手帳にメモすると、誤解による遅延ミスをなくせます。
⇒テキストや原稿の提出締切りは「今週中」「今月中」「できるだけ早く」ではなく、●●月◆◆日XX:XXと明示します。

◆自分時間を確保する
「自分時間」はその名の通り自分で作るものなのです。
⇒月間予定を立てるとき、まずは自分のスケジュールを先に押さえています。

◆ひとり引き継ぎメモ
ひとり引き継ぎメモは、未来の自分に向けて
「次回はミスしないよう気をつけて」
「もっとこうしたらうまくいくよ」
と教えるのが目的です。
⇒次回研修に向けての改善、具体的にはスライドやテキスト、ワークシートの修正は、現場の記憶が鮮明な当日または翌日に対応しています。

これからやろうと思ったこと

◆着手する日を書く
納期遅延ミスをなくすために、もうひとつ書いて欲しいことがあります。
それは着手する日です。
締切日だけを書くと、当日気づいたとしても間に合わないことがあります。
その仕事にかける十分な時間が取れないからです。
段取りを整えるには、ゴールから逆算して充分な日数や時間を確保することが大切。
そのためゴールとスタートはセットにすべきです。

長年積み上げてきた信頼関係、一つのミスで壊れてしまったらもったいないです。
繁忙期突入に気を引き締めて臨みます。

仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(鈴木真理子さん)