「あのデータ、どこに保存したっけ？」
「あのメール、●●年▲▲月くらいだったと思うんだけど、どこにいったかな…」
なかなかありかを思い出せず、試行錯誤しながらデータやメールを探すのに、あなたはどのくらい時間かけてますか？
ある調査によると、平均的なビジネスパーソンは探しものをするためだけに1年間に150時間も浪費しているとのこと。
大谷更生はこういう時間の無駄が嫌いです。
そこで、データやメールを探す時間をできるだけ短かくするために、いくつか工夫していることがあります。
①キーワード＋日付でネーミング
フォルダ名やファイル名
例）2018/12/25（火）問題解決研修で使う資料
◆テキスト
ワードで作成する
・講師手持ち（穴埋め済）
ans181225.doc
・配布（穴埋め記入用）
text181225.doc
◆ワークシート
ワード、excel、パワーポイントで作成したものをpdfに変換する
印刷時のズレやフォント表示不具合を防ぐため
・短所変換
tansyohenkan.pdf
・仕事の優先順位を設定する
work-yusen.pdf
・目標管理シート
targetsheet.pdf
・問題の本質をつかむ5つの質問
honsitu5q.pdf
・最適解を見つける7つの質問
saitekikai.pdf
②用件はタイトルに書く
メール
メールのタイトルは書き換える派です。
本文を読まなくても、タイトルを見ただけで「何の案件で」「何を伝えたいか」「誰から」がわかるように、キーワードを追加します。
例）
Re: 福井12/6（木）ロジカルシンキング研修レジュメ提出（大谷更生）
本日11/15（木）面談御礼＆問題解決研修資料（大谷更生）
Re: 11/7（水）キャッシュレス決済セミナー資料送付（大谷更生）
③ラベルをつける
メール
大谷更生はgmailを使っています。
gmailで最も便利なのは、パソコンやスマホ、タブレットなど、どんなデバイスからでも最新の状態にアクセスできること。
私は届いたメールに案件ごとのラベルをつけています。
ラベルを活用しているおかげで、ラベルを指定すると該当案件のメールが一覧で表示されるため、検索しなくても必要なメールを見つけることができます。
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