「あのデータ、どこに保存したっけ?」
「あのメール、●●年▲▲月くらいだったと思うんだけど、どこにいったかな…」


なかなかありかを思い出せず、試行錯誤しながらデータやメールを探すのに、あなたはどのくらい時間かけてますか?
ある調査によると、平均的なビジネスパーソンは探しものをするためだけに1年間に150時間も浪費しているとのこと。
大谷更生はこういう時間の無駄が嫌いです。
そこで、データやメールを探す時間をできるだけ短かくするために、いくつか工夫していることがあります。

①キーワード+日付でネーミング

フォルダ名やファイル名
例)2018/12/25(火)問題解決研修で使う資料

◆テキスト
ワードで作成する
・講師手持ち(穴埋め済)
ans181225.doc
・配布(穴埋め記入用)
text181225.doc
◆ワークシート
ワード、excel、パワーポイントで作成したものをpdfに変換する
印刷時のズレやフォント表示不具合を防ぐため
・短所変換
tansyohenkan.pdf
・仕事の優先順位を設定する
work-yusen.pdf
・目標管理シート
targetsheet.pdf
・問題の本質をつかむ5つの質問
honsitu5q.pdf
・最適解を見つける7つの質問
saitekikai.pdf

②用件はタイトルに書く

メール
メールのタイトルは書き換える派です。
本文を読まなくても、タイトルを見ただけで「何の案件で」「何を伝えたいか」「誰から」がわかるように、キーワードを追加します。
例)
Re: 福井12/6(木)ロジカルシンキング研修レジュメ提出(大谷更生)
本日11/15(木)面談御礼&問題解決研修資料(大谷更生)
Re: 11/7(水)キャッシュレス決済セミナー資料送付(大谷更生)

③ラベルをつける

メール
大谷更生はgmailを使っています。
gmailで最も便利なのは、パソコンやスマホ、タブレットなど、どんなデバイスからでも最新の状態にアクセスできること。
私は届いたメールに案件ごとのラベルをつけています。
ラベルを活用しているおかげで、ラベルを指定すると該当案件のメールが一覧で表示されるため、検索しなくても必要なメールを見つけることができます。