先日「オンライン会議の練習相手」サービスを利用してくださったのは、10年以上交流のあるベテラン研修講師の方。
来月に登壇する新入社員研修のリハーサルということで、大谷更生はパソコンとスマホ合計4台で臨みました。
リハーサルで最初に話題になったテーマは受講者の環境について。
せっかくの素晴らしい研修なのに、受講者の通信環境や操作環境が整っていないと効果が半減してしまいます。
本番で残念な結果にならないように、オンライン研修で事前に何を確認したらよいかを整理してみました。
ポイントは5つ、Zoomを例に解説します。
①通信環境
②カメラ
③マイク
④画面表示
⑤ブレイクアウトルーム
①通信環境
通信回線が遅かったり不安定だったりすると、講義の音声がプツプツ途切れて大事なところが伝わらなかったり、カメラに映る講師の様子がボヤけてフリップやジェスチャーや伝わらなかったり、画面共有のスライドがなかなか切り替らなかったりといったように、快適に受講できない状況に陥る危険性があります。
通信速度は「スピードテスト」で検索すると、測定できるサイトが出てきます。
大谷更生は「ブロードバンドスピードテスト」を使っています。
https://www.bspeedtest.jp/
回線速度の目安は、下り30Mbps以上、上り10Mbps以上。
不安定なようだったら、スマホのテザリングをWi-Fi接続にしたり、無線LANを有線LANケーブルで接続したりするなど工夫しましょう。
②カメラ
参加する前に設定画面で見え方を確認しましょう。
Zoomでは「ビデオ」を選ぶと自分がどう見えているかを確認できます。
大切なのは目線の高さ。
高さがあっていないと、自分の姿が小さすぎたり大きすぎたり、上から目線で偉そうな印象を相手に与えてしまったりします。
もし高さが合っていないと感じたら、パソコンの下に台を置くなどして、高さを調整しましょう。
大谷更生はノートパソコン用のスタンドを置いて高さを調整しています。
③マイク
参加する前に設定画面で確認しましょう。
Zoomでは「オーディオ」を選ぶと自分の声がどう聞こえるかを確認できます。
オンラインで最も大事なのは声。
声がうまく伝わらないと相手がストレスを感じてしまいます。
そのための対策はパソコン内蔵のマイクを使わない。
パソコン内蔵のマイクだと、自分の声以外に周囲の環境音やキーボード操作の音などを拾ってしまい、発表時に自分の声がうまく伝わらない原因となります。
自分の声を確実に届けるために、ヘッドセットやマイク付きイヤホンを用意して臨みましょう。
④画面表示操作確認
事前確認では次の4つを確認しましょう。
1）名前を変える
どんな名前を設定してもらうかを指定します。
例えば
・氏名の前に受付番号を入力してもらう
・氏名の後に（ ）で会社名や所属部署を入力してもらう
Zoomでは出席者一覧を表示して「詳細」→「名前の変更」で変更することができます。
2）ミーティングコントロール
オンライン会議に慣れていない方に「ミュートしてください」と伝えると「ミュートボタンがありません」と言われることがあります。
原因はミーティングコントロールの設定です。
「ミーティングコントロールを常に表示」がオンになっていないと、Zoomの画面をしばらく触らないとメニューが隠れてしまうのです。
隠れた状態
出ている状態
メニューが隠れている場合は、「マウスで画面を触ってください」と伝えて操作していただくと出てきます。
3）左右表示モード
左右表示モードがオンになっているかを確認しましょう。
左右表示モードの設定は「共有画面」で確認できます。
左右表示モードがオフのままだと、画面共有でパワーポイントのスライドを投影したときに、スライドの前に参加者の映像がかぶってしまって見にくくなるためです。
オフの状態
オンの状態
4）参加者表示
Zoomには2つの参加者表示モードがあります。
ギャラリービューとスピーカービューです。
ギャラリービューは参加者全員が同じ大きさで表示される状態です。
スピーカービューは話している人が大きく表示される状態です。
講師が解説しているときはスピーカービュー、ブレイクアウトルームを使ってグループで分かれて議論する場合はギャラリービューと、場面に応じて使い分けられるように事前に操作を確認しておきましょう。
⑤ブレイクアウトルーム
ブレイクアウトルームはオンライン会議の中にグループごとの場所を設定して、グループに分かれて議論ができる機能のことです。
経験したことがない方が、いきなり画面が切り替わって戸惑わないように、開始時の動きと終了時の動きを実際に体験いただくとよいでしょう。
あとチャットの使い方や画面共有のやり方も確認しておくと、当日は安心して進行することができます。
オンライン研修で事前に確認しておきたい5つのポイント、お役に立てたら嬉しいです。
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