けっこう先ですが、7月に登壇予定の「生産性向上のためのパソコン整理術」セミナーにピッタリな本だと思って手に取りました。
“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)

大谷更生が実践してること

この2つ、意識してやっています。
◆147 ファイル名は日付、案件名の順に
一般的なファイル名のつけ方は以下の通りです。
1 日付を先頭につける
2 案件名を次につける
3 必要に応じて作成者、バージョンなどを続ける

◆163 デスクトップはクリアスクリーンを保つ
情報セキュリティの面からは「クリアスクリーン」が求められます。
デスクトップに並ぶアイコンの数を最小限に抑えるということです。
作業するファイルは必要に応じて開き、終わったら元に戻します。

セミナーのネタ候補

◆002 片づけられない理由は3パターン
①「忙しい」が口癖の人
忙しすぎて片づけをする時間などないと思っている人。
机の上はモノであふれ、作業スペースがない。
②資料が増えてしまう人
資料を熱心に集めすぎて、収拾がつかなくなる人。
資料は集めたままの状態で保管している。
③捨てられない人
未来のことを考えて、資料を溜め込んでしまう人。

◆003 「整理」と「整頓」の違いを考える
【整理】
基準に基づいて「要るもの」と「要らないもの」に分け、「要らないもの」を捨てること。
【整頓】
ある基準に基づいて「要るもの」を誰もが使いやすいように配置・配列すること。
誰でもすぐ取り出せるようにすること。

◆012 整理とは捨てること、「見極めBOX」を試してみる
いったん、「見極めBOX」にドサッと入れ、見極め期間を設定します。
見極め期間中は、必要なもの、使うものだけを取り出し、使用後は正規の置き場所を決めて収納する。
箱に入れたモノは、必要になった時に取り出して使い、使い終わっても箱の中には戻さない。
見極め期間終了後、箱の中に残ったものは不要なものなので、捨ててしまう。

◆工場からオフィスへ広がる5S
ファイリングにおける5S
整理
必要のないものは捨てる
⇒書類の原料
整頓
「誰でも」「すぐに」取り出せ、元に戻せるようにする
⇒ファイル管理表の作成、ルールつきの見出しを表示
清掃
常に掃除をし、きれいにする
⇒クリアデスク
清潔
整理・整頓・清掃の維持
⇒ファイルを立てる、見出しを表示・色分けする
しつけ
決められたことを正しく守る習慣づけ
⇒定期的な社内キャンペーン化を行う

◆成功のための”7つの習慣”を知っておく
【1】捨てる
不要なものは捨て、管理できる分量にとどめます。
【2】立てる
ファイルは立てれば埋もれません。
出しやすく、戻しやすく、スペース効率も良くなります。
【3】表示する
ひと目ですぐわかるようにファイルにラベルをつけます。
【4】ファイル管理表を作成する
ファイル自体が目の前になくとも、情報を一覧できます。
どこにあり、どこに戻し、いつ捨てるのかが誰でもわかります。
【5】ルールをつくる
目標を定め、実現に必要なルールを決めます。
【6】道具をうまく使う
ルールを守るのに役立つ道具をうまく使います。
【7】意識を持つ
高い意識を持ってルールを守り、改善に努めます。

◆035 強制力を上げるために組織で取り組む
さらに踏み込んで確認するには、
「電話口から、自分の書類のありかを同僚に伝えられるか」
を自己検証してみるといいでしょう。

◆041 部署のルールは、メンバーで協議して決める
また、ルールづくりでは次の2点に特に気をつけてください
①シンプルで実行可能なルールに
複雑すぎて覚えきれないようなルールは、守れません。
難解で複雑なルールは継続できないと肝に銘じましょう。
②「忙しい人」を基準にしたルールに
時間に余裕がないとできないファイリングでは意味がありません。
特に忙しい人でも実施できるルールにしましょう。

◆071 机周りのストックのルールを再検証する
・戻す場所はありますか?
・面倒な収納場所、収納方法ではありませんか?
・戻す場所が”見える化”されていますか?
・捨てるためのルールはありますか?
・よく使うものほど近くに配置されていますか?

◆211 整理整頓で人件費を減らし、スペースの無駄をなくす
【人件費】
・書類の減少によって探す時間や資料作成などの時間が短縮
・書類の棚卸、廃棄などの作業効率がアップ
・重複業務を整理、不要業務を廃止
・机の上の整理による書類やモノを探す手間の排除
【家賃など必要経費】
・必要なスペースが減少し、フロア削減などが可能に
・寄託する文章量の減少により外部倉庫のスペース減
・書類の減少によって什器、ファイルのコスト削減
【その他】
・セキュリティ事故のリスク低減
・業務の”見える化”、無駄の排除による効率アップ

7月はけっこう先だと思っていたところ、先ほど5月下旬で講師依頼がありました。
プロジェクトマネジメントとともに、大型連休中にスライドを仕上げます。

“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす超整理術213』(キングジム ファイリング研究室)