9月下旬に「オンライン会議活用術」の講師依頼をいただいたので、いろいろと調査しながらプログラムを考えてみました。

1.なぜオンライン会議が必要とされているのか

◆オンラインWeb会議システムとは
離れた場所にいる人とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるツールのこと。チャットや資料共有、動画配信といった多彩な機能を搭載しており、会議だけでなく幅広い用途に対応できる。
インターネットにつながっているパソコン、スマートフォン、タブレット端末があれば、場所を選ばず、どこからでも簡単に接続できる。Webカメラ、ヘッドセットまたはマイク&スピーカーといった簡易的な機器で使うことができる。

◆主なオンライン会議システム
Zoom、Microsoft Teams、Webex、Google Meet、Skypeなど
オンライン会議システムのシェア(n=1,481)
1.Zoom…35%
2.Skype…18%
3.Microsoft Teams…18%
4.Cisco Webex…11%
5.Live On…3&
MM総研「SaaS・コラボレーションツール利用動向調査」2020/5/22より

◆なぜオンライン会議が必要とされているのか
テレワーク(場所や時間にとらわれない柔軟な働き方)の推奨
①新型コロナウイルス感染拡大
②働き方改革
「長時間労働の是正」「正規・非正規の不合理な処遇差の解消」「多様な働き方の実現」
③環境が整備された
機器、通信環境など

 

2.オンライン会議のメリット、デメリット

◆オンライン会議のメリット
・会議にかかるコスト削減(時間、費用など)
・情報共有、意思決定の迅速化
・「いつでも」「どこでも」「誰とでも」話し合える
→うまく活用すれば、意思決定の質、スピード、納得感が高まる

◆オンライン会議のデメリット
・環境に左右される
・空気が読めない
・集中できない
理由:非言語メッセージが伝わりにくいから

なぜオンライン会議では非言語メッセージが伝わりにくいのか?
⇒日本語がハイコンテクストだから
コンテクストとは
コミュニケーションの基盤となる言語、知識、体験、価値観、嗜好性等のこと

ハイコンテクスト文化:空気を読む文化
・メンバー間のコンテクストの共有性が高く、伝える努力やスキルがなくても察することでお互いが通じ合える文化
・曖昧な表現を好み、あまり多くを話さなくても相手に意思が伝わる
日本、韓国、中国、インドネシア、ケニア、イランなど

ローコンテクスト文化:言葉で伝える文化
・メンバー間のコンテクストの共有性が低く、言語によるコミュニケーションを大切にする文化
・直接的でわかりやすい表現を好み、寡黙であることを評価しない
アメリカ、カナダ、オーストラリア、オランダ、ドイツ、イギリスなど

 

3.オンライン会議を成功させるポイント

◆オンライン会議に欠かせない要素
心理的安全性
・安心安全な場であること
・何を言っても受け入れてくれるという感覚を、みんなが共有していること

◆オンライン会議の進め方のポイント
①事前準備
1)全員がストレスなく話せる環境を用意する
例)
・通信回線の速度と安定性
・できるだけ画面の大きいパソコンを用意する
・音声をクリアにする(ヘッドセットまたはマイク付イヤホンを用意する)
・カメラ映りを工夫する(背景、明るさなど)
・リマインダー(開催確認連絡)を漏れなく行う
・Web会議を早めに立ち上げておく

2)会議のゴール設定
・成果のゴール
何を決めるのか?
どこまで議論を進めるのか?
・時間のゴール
いつまでにやるのか?
何分かけてやるのか?

3)役割分担を決めておく
・ファシリテーター(進行役)
会議の進め方の設計、意見の引き出し、論点の整理、合意形成といった役割を担う
・タイムキーパー
予定時間内に話し合いが終わるようにタイムマネジメントを行う
・書記
論点や議事内容を記録する

4)オンライン会議のルールを決める
例)
カメラはオンで参加する
発言しない時はマイクをオフ(ミュート)にする
発言したいときの意思表示(挙手、チャットなど)
名前を名乗って発言する
語尾をはっきり伝える
発言は「以上です」で終える

②会議中
1)最初に発言しやすい雰囲気を作る
チェックイン
テーマを1つ決め、全員が短く(30秒~1分程度)話を回していく
2)会議の目的、ゴールを共有する
3)会議参加者を明確にする
4)チャットを活用する
5)資料共有を活用する

③会議終了時
1)振り返りを行う
2)今後の予定を確認する

◆会議進行時の工夫
1)飽きさせない
双方向
2)迷わせない
画面共有するスライドの工夫
1スライド1メッセージ
3)疲れさせない
時間配分

 

4.代表的なオンライン会議システム「Zoom」の紹介

◆便利な機能
・画面共有
・ホワイトボード
・チャット
・反応
・レコーディング
・ブレークアウトセッション

◆Zoomを安全に使うために必要な設定
アプリ
・ビデオ
・オーディオ
・共有画面
・背景とフィルター

ブラウザ
参加者の立場
・名前を設定する
・音声タイプ…コンピュータ音声
・ミーティング管理ツールバーを常に表示する

主催者の立場
・ホストの前の参加
・ワンクリックで参加できるように、招待リンクにパスコードを埋め込みます
・待機室
・画面共有
・ブレイクアウトルーム

参考書籍
オンライン会議の教科書」(堀公俊さん)


スーパー・ミーティング」(著者:スティーヴン・G・ロゲルバーグ)


 

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