大谷更生総合研究所合同会社

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生産性向上を実現する仕事の情報整理術

残業時間を年40時間減らす情報整理術を習得する研修

いつも仕事に追われて時間が足りない、忙しいときに限って必要な書類やデータが見つからない、割り込み仕事で予定が狂うことがよくある・・・。
一見ありがちな事ですが、仕事の情報整理術をマスターすることで、仕事にメリハリをつけ、ミスや残業を減らします。

想定する対象者

整理が苦手で以下の悩みを抱えている若手、中堅社員
・いつも仕事に追われて時間が足りない
・忙しいときに限って必要な書類やデータが見つからない
・割り込み仕事で予定が狂うことがよくある
・〆切に間に合わないことがよくある
・がんばって仕上げたのに「やりなおし」と言われて落ち込むことがよくある

本研修の効果

時間を有効活用できるようになることで
・ミスが減る
・探しものが減る
・残業が減る
・ストレスが減る

研修内容

所要時間…2時間~1日(6時間程度)

仕事の情報整理術とは

・整理された状態とは
必要な情報が「いつでも」「すぐに」取り出せること

・整理できる人と、整理できない人の違い

・整理術を習得するメリット
①ミスが減る
必要なデータが見つからない
⇒抜けや漏れが発生する
⇒重大なミスが起こってしまう
②探しものが減る
書類を探す行為に要している時間は年間80時間
③残業が減る
④ストレスが減る

・あなたのパソコンのデスクトップ、どんな状態ですか?

デスクトップ整理のポイント

アイコンは3列以内に収める
⇒作業中のファイルをデスクトップに保存しない

・整理できている状態とは
自分のパソコンの中にあるデータのありかを電話で伝えることができる

【ファイル整理演習】

情報整理のコツ

1)ファイル、フォルダ整理のコツ

・ネーミング
何のデータかを一目でわかるようにする
オススメ:日付+キーワード
・整理できているか否かの基準
よく使うデータに3クリック以内でアクセスできる

2)捨てるコツ

・ポイント
ルールを決める
タイミングを決める
・捨てるときは2段階
①移す⇒②捨てる

3)紙の資料を減らすコツ

・メモやノート
1冊にまとめる
・紙の資料を減らすコツ
最新情報だけを保存する
定期的にスキャンする…例)ドキュメントスキャナを導入

仕事にメリハリをつけるコツ

・優先順位をつける
時間管理マトリックス「緊急」と「重要」
どれだけの時間を第二領域にかけることができるか?

【演習】仕事の優先順位を設定する
ステップ1…仕事の棚卸

ステップ2…優先順位をつける

本演習の解説は↓

・限られた時間を有効活用するコツ
仕事の時間割を作る

【演習】翌日の仕事の時間割を作る
①2色のふせんを用意する
②仕事の内容をふせんに書き出す
③スケジュールに仕事を割り当てる

・さらに仕事の効率を上げる3ステップ
初級:時間割の精度を上げる
小さな仕事を書く
待ちの仕事を書く
プライベートな予定を書く
中級:2W1Hで仕事をとらえる
「What」「When(着手日)」「How」
上級:仕事を分解する
作業ごとにかかる時間を設定してスケジュール化する

ITリテラシー基礎

セキュリティ不備で発生する問題
最低限やるべきセキュリティ対策
・セキュリティ対策ソフトを導入する
・ソフトやアプリのインストールは慎重に
・ソフトやアプリは最新バージョンにしておく
・安全が確認できない添付ファイルやリンクは開かない

【演習】自分の整理ルールを決める

登壇実績

江別商工会議所:北海道
青森法人会:青森
黒石法人会:青森
釜石地区法人会2:岩手
大船渡商工会議所:岩手
秋田南法人会:秋田
酒田法人会:山形
村山法人会:山形
鶴岡法人会:山形
新庄法人会:山形
長井商工会議所2:山形
山形県建設業協会:山形
あしぎん総合研究所:栃木
高崎商工会議所:群馬
水戸市内原商工会:茨城
商工中金経済研究所:東京
金沢商工会議所:石川
土岐商工会議所:岐阜
岐阜商工会議所:岐阜
福山商工会議所(広島)
徳島商工会議所:徳島
佐世保商工会議所:長崎
長崎県中小企業団体中央会:長崎

受講者の感想

・自分にとって整理が苦手とする現状にとっても役立つ内容でした。
・普段の現状と見直しは良い機会でした。「出来ていない」と思うことも多く、早速実践してみます。
・セミナー等で習うことがない話を受けれたので今後活かしていきたい。
・キモのところを分かり易く話して頂いた。
・フォルダ等整理例が分かりやすく、今日帰ってすぐやってみたい。
・受講者視点での進行がとても良かったです。
・説明速度が適切で内容が簡潔なのでとても分かり易く良かったです。
・楽にセミナー参加できました。
・ファイル、フォルダ整理、各社、各人、ルール作りは異なると思うが、日付+キーワード分類はすでに実践しており、いろいろな事例、パターンをもう少し詳しく知りたかった。

講師依頼

講師料目安
一日:220,000円(税込)~
半日:132,000円(税込)~
上記に加えて、交通費・宿泊費を実費請求いたします。
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