「やるべき仕事が多すぎて、何から手をつけたらよいか、わからない」
そんな悩みをお持ちな方にオススメな方法があります。
仕事の優先順位整理演習
まずは2枚のシートを印刷して手元に置いてください。
①仕事の棚卸シート
②仕事の優先順位整理シート
2枚のシートの使い方を説明します。
まずは①仕事の棚卸シートを使います。
最初に「仕事」欄を記入します。
昨日取り組んだ仕事を全て書き出してください。
仕事内容はできるだけ具体的に書いてください。
例えば「メールを書いた」であれば、「A社のB様に●●の件でメール」といった感じです。
「誰に」「何のため」の仕事か、この2つはぜひ押さえてください。
次に「開始時刻」と「所要時間」を記入します。
それぞれの仕事の開始時刻と、仕事を終えるためにかかった時間を書いてください。
かかった時間は10分単位で算出、10分未満の仕事は10分でOKです。
①仕事の棚卸シートの記入が終わったら、②仕事の優先順位整理シートに移ります。
先ほど①仕事の棚卸シートに書いた仕事がどこに当てはまるかを書いてください。
形式は、どの仕事がどこに位置付けられているかがわかるなら、番号でも単語でもOKです。
①仕事の棚卸シートと②仕事の優先順位整理シートは記入して終わりではありません。
最後に記入した2枚のシートを上司にチェックしてもらってください。
上司にチェックしてもらうことで、自分が担当している仕事の優先順位が上司の認識と一致しているかを確認することができます。
「仕事の進め方で上司から注意を受けることがよくある」
「頑張っているのに評価してくれない」
こんな状況に陥っているのは、あなたが考えている仕事の優先順位と、上司の優先順位がズレている危険性が高いです。
ズレを放置しておいて、いいことは一つもありません。
速やかにチェックをお願いしましょう。
本演習は「生産性向上を実現する仕事の情報整理術」研修で実施しています。
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