「やるべき仕事が多すぎて、何から手をつけたらよいか、わからない」
そんな悩みをお持ちな方にオススメな方法があります。

【仕事の優先順位設定シート】


使い方を説明します。

まずは「仕事」、昨日取り組んだ仕事を全て書き出してください。
仕事内容はできるだけ具体的に書いてください。
例えば、「メールを書いた」であれば、「A社B様に●●の件でメール」といった感じです。
「誰に」「何のため」の仕事か、この2つをぜひ押さえてください。

次に「開始時刻」と「所要時間」、それぞれの仕事の開始時刻と、かかった時間を書いてください。
かかった時間は10分単位で算出します。
10分未満の仕事は10分でOKです。

最後は「優先順位」、書き出した仕事に点数をつけてください。
「緊急」と「重要」、それぞれ10点満点で何点かを記入します。
点数を記入する際に目安となる基準をお伝えします。
週一回~月一回の頻度で開催される社内の定例会議を、緊急度5点、重要度5点とします。

社内の定例会議よりも
・緊急度が高いか低いか?
・重要度が高いか低いか?
これを目安にすると、客観的に点数をつけることができます。

仕事の優先順位設定シート、書いて終わりではありません。
書き終えたら、点数をつけた仕事を以下の3つに分類してみましょう。
①自分がやらなきゃならない仕事
②誰か他の人にお願いしてOKな仕事
③やめてもOKな仕事

書き終えた仕事の優先順位設定シートをもとに、②と③を関係者と交渉してみるのです。
客観的な分析結果があることで、口頭で交渉するよりも相手は受け入れてくれる確率が高くなるはずです。

もし、あなたに仕事が多すぎてアップアップしている部下がいるなら、その部下に「仕事の優先順位設定シート」を書くように指示してみてはいかがでしょうか。


記入したシートをもとに、どの仕事を優先してやるべきかを、あなたと部下で議論して方向性を決めることで、部下は仕事を進めやすくなるはずです。

以下のリンクをクリックすると仕事の優先順位設定シート(PDF)をダウンロードすることができます。
【仕事の優先順位設定シート(pdf)】

よかったら、ご活用ください。

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